Gesprächsführung - Das Mitarbeitergespräch und worauf zu achten ist

Gesprächsführung - das Mitarbeitergespräch und worauf zu achten ist.

Jeder kennt es - Das Mitarbeitergespräch. Ob als Führungsperson oder als Angestellter, jeder weiss wie es abläuft oder hat eine konkrete Vorstellung davon. Fiege, Muck und Schuler haben das Mitarbeitergespräch 2006 wie folgt definiert:

„Ein Mitarbeitergespräch ist ein institutionelles Gespräch mit spezifischer Zielsetzung, das aufgrund eines formalen Anlasses fest terminiert wird, ein grösseres Zeitbudget erfordert und von beiden Seiten ausreichend vorbereitet werden kann.“

Das Mitarbeitergespräch zielt auf unterschiedlichste Funktionen ab, wie

  • den Austausch von Sachinformationen, welche Aufgaben- oder Arbeitsumfeld bezogen sein können.
  • zur Beziehungsklärung und -entwicklung, welche das Rollenverhalten oder das Arbeitsklima betreffen.
  • Feedback, um Rückmeldungen bezüglich des aktuellen und gewünschten Verhaltens aufzuzeigen.
  • um Soll-Ist- Zustand bezüglich Verhalten am Arbeitsplatz zu vergleichen.
  • zur Leistung- und Potentialbeurteilung, bei denen Zielüberprüfungen, Anerkennungen des Erreichten, Stärken und Schwächen aufgezeigt und neue Zielvereinbarungen getroffen werden.
  • für Entwicklung/ Förderung, on-the-job als auch off-the-job.

Für ein Mitarbeitergespräch gibt es insgesamt acht Anlässe. Das Einstellungsgespräch, ein Orientierungsgespräch, Sachgespräche, Konfliktlösungsgespräche, Beurteilungsgespräche, Kritik- und Problemlösungsgespräche, Kündigungsgespräch und das Austrittsgespräch. Drei dieser Gesprächsanlässe stehen für den Mitarbeiter und die Führungskraft im engeren Sinne zueinander, da diese im Berufsalltag am meisten gebraucht werden. Beim Konfliktlösungsgespräch steht die Zielvereinbarung im Fokus. Das Beurteilungsgespräch dreht sich um Kompetenzeinschätzungen und das Kritik- und Problemlösungsgespräch setzt den Schwerpunkt auf die Mitarbeiterentwicklung.

Um eine positive Zusammenarbeit und erfolgreiche Gespräche garantieren zu können, sollten der Mitarbeitende und die Führungskraft immer auf ihre Grundhaltung achten. Nach Thomas Anthony Harris lassen sich vier grundlegende Lebenspositionen ausmachen, die unser Kommunikationsverhalten prägen. Diese sind im folgenden anhand einer Vierfelder -Tafel dargestellt und werden im nächsten Abschnitt genauer erläutert.

Ich bin nicht OK - Du bist nicht OK

Diese Einstellung ist äussert negativ verankert. Mit dieser Grundhaltung wird die eigene Person, Andere oder die Umgebung stark abgewertet. Es besteht kein Selbstvertrauen oder Vertrauen in andere. Das Gedankengut wird beherrscht von: „wofür soll ich mich anstrengen, es hat eh keinen Sinn.“ Auf dieser Ebene ist keine gute Zusammenarbeit möglich. Aus diesem Grund sollten hier die eigenen Positionen deutlich gemacht werden, um schnell aus dieser Ebene zu entkommen und eine positive Zusammenarbeit gewährleisten zu können. Somit zielt das Gespräch vor allem darauf ab, ein realistisches Bild der Situation zu vermitteln, ebenso wie Massnahmen zur Leistungssteigerung fest zu legen. In dieser Situation ist es wichtig von beiden Seiten klare Lösungsvorschläge zu suchen und Konsequenzen aufzuzeigen.



Ich bin nicht


OK - Du bist OK

Dieser Einstellung liegt ein Minderwertigkeitsgefühl zu Grunde. Sie schafft ebenfalls Distanz, weil man sich den Mitmenschen entzieht und mangelnden Selbstwert zum Ausdruck bringt. An diesem Punkt stehen vermehrt Personen die sich selbst und ihre Fähigkeiten unterschätzen. Bei diesen Mitarbeitenden müssen Selbstvertrauen und Eigenverantwortung gestärkt werden. Die Führungskraft sollte den Mitarbeitenden anleiten, wie ausgesprochenes Lob angenommen werden kann, weil genau das den Menschen mit Minderwertigkeitsgefühl besonders schwierig fällt.



Ich bin OK - Du bist nicht OK

Diese Grundeinstellung kennzeichnet Menschen, die stark von sich selbst überzeugt sind und deren Verhalten von Überheblichkeit und Arroganz geprägt sein kann. Diese Grundhaltung entfremdet von den Mitmenschen und schafft Distanz. Das grösste Ziel des Gesprächs mit einem „Überschätzer“ ist es, ein realistisches Bild der aktuellen Situation zu vermitteln und die Erwartungen klar auszudrücken.



Ich bin OK - Du bist OK

Diese Lebensanschauung ist Menschen eigen, die grundlegend optimistisch sind und Probleme konstruktiv zu lösen versuchen. Es ist eine Haltung, die ein gegenseitiges Miteinander/Auskommen erleichtert. Wünschenswert für eine positive Zusammenarbeit ist diese Ich bin OK - Du bist OK Situation. Durch diese Grundhaltung können sich Mitarbeiter und Führungskraft auf Augenhöhe begegnen, eine positive Mitarbeiterbindung geschaffen und Motivation für die weitere gemeinsame Entwicklung geschaffen werden.



Menschen besitzen nicht nur eine Grundhaltung! Wir alle haben jede Haltung in uns. Je nach Kontext tritt eine stärker hervor. Aber auch wenn Menschen diese Grundhaltungen je nach Situation und Person wechseln können, ist eine Grundhaltung dominierend, z.B. in Stresssituationen. In der täglichen Zusammenarbeit wird diese Grundhaltung, oft an Kleinigkeiten deutlich und die (Gesprächs- )Partner bekommen sie schleichend mit. Oft wird die Kommunikation so angelegt, dass diese Grundhaltung in der Eigen wie in der Fremdeinschätzung bestätigt wird. Dies hat wiederum Auswirkungen auf alle Aspekte der Kommunikation wie z. B. Beziehung & Arbeitsklima.

Die vorangegangene Ich bin OK - Du bist OK Haltung sollte die Grundlage für ein erfolgreiches Beurteilungsgespräch sein. Dabei werden die Kompetenzeinschätzungen des Arbeitgebers und des Angestellten besprochen. Diese bezieht sich nicht nur auf die Arbeit, sondern auch auf das Verhalten. Daher werden konkret drei Ziele verfolgt:

1. Rückmeldung an den Mitarbeiter über seinen aktuellen Stand und sein Verhalten,

2. Motivation des Mitarbeitenden zu weiteren Lern- und Arbeitsleistungen,

3. Absprache von Fördermassnahmen zur Optimierung der Lern- und Arbeitsleistung.

Die Kompetenzen können je nach Firmenphilosophie und Anstellungsgrad variieren. Meist beziehen sie sich auf fachliche Kompetenzen, Kognitive Kompetenzen (Kreativität, analytisches Denken, Organisationsfähigkeit…), Motivation (Eigeninitiative, Lernbereitschaft, Offenheit…), Soziale Kompetenzen (Kontaktfähigkeit, Kooperationsfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit…) und Führung. Mit diesen Kompetenzen wird festgehalten was der Mitarbeitende mitbringen muss und was die Führungskraft erwartet. Der Arbeitgeber und der Mitarbeitende sollten sich ca. 30 Minuten Zeit nehmen, um das Gespräch und mögliche Fragen vorzubereiten. Die Gesprächsdauer an sich sollte bei jedem Mitarbeitenden gleichlang konzipiert werden, in der Regel zwischen 1-2 Stunden. Vor allem nach Projektarbeiten sind Mitarbeitergespräche und insbesondere das Beurteilungsgespräch sinnvoll.